見積書の作成ポイントと案件獲得につながる見積書の作成方法とは?

フリーランスや複業・副業で仕事をする場合は、見積書を作成した方が良いでしょう。

本格的な契約をする前に、受注者と発注者で金額のすり合わせができるため、トラブル予防に繋がります。

また、きちんとした見積書を作成することは、受注者の信頼度アップにも繋がります。

今後の案件獲得かスムーズになるというメリットもあるでしょう。

今回の記事では、そんな「見積書」の書き方やポイントについて詳しく解説します。

初めて見積書を作る人も、これまでの書き方を見直したい人も、是非チェックしてみてください。

こーへい
見積書は案件を獲得できるかどうかの大事なポイントなので、しっかりと書き方を見ていきましょう。
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  • 見積書とは、本契約前に受注者から発注者に向けて提出する、項目別予算を記載した書類のこと
  • 見積書を作成することで、トラブル予防や信頼度アップなどの効果が期待できる
  • 見積書には必須項目を盛り込んで、できるだけ早く提出するのがおすすめ

見積書とは?

「見積書」とは、受注側から発注側に提出する書類のひとつです。

本格的な契約をする前に、発注予定の仕事について、それぞれの項目ごとにどのくらいの費用がかかるものなのかを記載してあります。

見積書を作成するメリットは?

見積書は、厳密に言えば必ず作成しなければならないものではありません。

ただし、きちんと見積書を発行しておくことで、主に以下のようなメリットが期待できます。

必要情報を共有できる

見積書を発行しておくと、案件内容に関する様々な情報を、契約前に共有しておくことができます。

ひとつの案件に関して、どのような工程が発生し、それぞれどの程度の費用が発生するものなのか、事前にすり合わせができるのです。

交渉材料になる

前述したように、見積書は事前の情報共有に役立ちます。

そのため、見積書の内容をもとにして、条件や費用の相談・交渉もできるのです。

予算はもちろん、スケジュールやその他の材料や人員の確保などにおいても、見積書という情報が存在していることで、お互いの交渉がスムーズに進みやすくなるでしょう。

支払いトラブルが予防できる

見積書を作成しておくことで、あらかじめ何にどのくらいの費用がかかるのか、受注者と発注者の間で共有しておくことができます。

そのため、実際に支払いのタイミングになったとき、トラブルが起きにくいというメリットもあるのです。

見積書の時点で金額を伝えているわけですから、受注者としては支払いを請求しやすくなります。

あらかじめ費用を伝えられているわけですから、発注者としても、予想外の請求をされて困ってしまうことがなくなるというわけです。

パラレルワーク(複業)や副業に限らず、どのような仕事においても「言った・言わない」によるトラブルは少なくありません。

見積書の発によって、こういったトラブルを回避しやすくなるでしょう。

信頼度アップ&案件獲得に繋がる

適切な見積書を発行してくれる受注者は、発注者から信頼されやすいです。

水増しをはじめとした悪質な行動もなく、事前に発生費用と項目を明らかにしてくれるわけですから、予算が明朗で分かりやすく、よく検討した上で本契約に進めるのです。

そしてこのような信頼度の高さは、今後の案件獲得のしやすさにも繋がります。

後から予想外の費用が発生したり、何にどのくらいの費用がかかるのか不明瞭な受注者よりも、見積書を発行して内訳を明らかにしてくれる受注者の方が、取引先として良質だと判断されやすいからです。

見積書の書き方は?

それでは、実際の見積書の作成方法について解説していきましょう。

見積書

(画像出典:https://invoice.moneyforward.com/quotes-lp/basic/quotes-sample/

見積書に記入する項目

  1. 発注者(見積もり先)の会社名
  2. 発行日
  3. 見積書番号
  4. 受注者(提出者)の会社名、氏名、屋号、住所、電話番号、メールアドレス
  5. 受注者(提出者)の捺印
  6. 有効期限
  7. 見積もり金額
  8. 納期
  9. 商品名、量、単価、金額
  10. 商品の小計
  11. 消費税
  12. 合計金額
  13. 特記事項

1.発注者(見積もり先)の会社名

会社名や屋号を書きます。

場合によっては、取引担当者の部署名や名前まで記載しても構いません。

会社・部署までであれば「御中」、個人名であれば「様」をつけます。

2.発行日

いつ発行された見積書なのかはとても重要です。

年月日から確実に記載しましょう。

3.見積もり番号

後々取引内容を整理するために使います。

必須項目ではありませんが、記載しておくと便利です。

4. 受注者(提出者)の会社名、氏名、屋号、住所、電話番号、メールアドレス

受注者の基本的な連絡先を記載しておきます。

何か不明点があった場合、この項目を見ればすぐに連絡ができるようにしましょう。

5. 受注者(提出者)の捺印

紙で提出する場合は、直接捺印します。

データ提出をする場合は、捺印データを用意して貼りつけるようにしましょう。

捺印自体も必須項目ではありませんが、あると見積書としての信頼度が増しやすいです。

6.有効期限

見積書としての有効期限を記載します。この期間を経過したら、この書面の見積もり内容は無効になるということです。

トラブル予防のためにとても重要です。

7.見積もり金額

税込で記載するのが基本です。

ただし、クライアント(発注者)によっては、税込・税抜の両価格を記載してほしい場合もあるので、相手方のルールに従いましょう。

8.納期

商品やサービスを納品できる目安日を設定します。

発注タイミングが確定していない場合は、「発注から〇日後」といった記載でも構いませんし、「別途ご相談」と記載し、本契約時にすり合わせても良いでしょう。

9. 商品名、量、単価、金額

商品やサービスの内容、量、単価、金額を、発注者に分かりやすく記載しましょう。

注釈が必要な場合は、数字を振って「特記事項」「備考」の欄に追記してください。

10.商品の小計

「9」の内容を反映し、小計を記載します。

11.消費税

消費税の割合を記載します。

古いテンプレートを使用する場合は、最新の消費税率になっていることを確認しましょう。

小数点以下は切り捨てになるケースが多いですが、本契約前に発注者とすり合わせをしてください。

12.合計金額

消費税額を反映した合計金額を記載します。

「7」の見積金額と合っているか確認してください。

13.特記事項

別途注釈が必要な備考について記載します。

商品やサービスの内容、納品先、納期など、事前共有が必要な情報はできるだけ伝えるようにしましょう。

上記はあくまで基準で、発注者の希望に沿った内容で適宜調整が必要になります。

クライアント(発注者)によっては、見積書のテンプレートを用意しているところもあるので従ってください。

見積書作成における注意点

実際に見積書を作成する場合、どのようなポイントに気を付けるべきなのでしょうか?

相見積り内容を反映させる

「相見積り」とは、他の業者と比較するために発行される見積書のことです。

発注者としては、少しでも条件が良い業者に発注をしたいですから、額面や納期など見積書の内容を比較し、実際の発注先を決定します。

相見積りの場合、複数の業者が同じ条件で見積書を作成することになります。

比較検討の材料になるため、発注者から出された条件を反映した見積書を作成しましょう。

具体的な納期や金額、商品やサービスの内容など、オーダーをきちんと盛り込んだ書き方を意識してください。

打ち合わせ内容を反映させる

見積書の作成前に打ち合わせをしている場合は、その内容を詳しく反映させた見積書を発行しましょう。

商品やサービスの内容はもちろんのこと、求められる機能や精度、納品形式なども重要です。開発にかかる人員や機材、場合によっては権利についても記載しておきます。

納品や支払いの際、発注者と受注者で齟齬が発生しないよう、把握できている情報は可能な限り盛り込むことを意識してください。

見積書の有効期限は忘れない

前述したように、見積書の有効期限は欠かせない重要ポイントです。

見積書を発注した段階では対応可能な内容も、時間が経てば条件が変わってしまうことは少なくありません。

商品やサービスの内容や量はもちろん、金額や必要期間も変わってくるでしょう。

「この見積もりの内容は、この期間までに発注をもらった場合のみ有効」ということを、本契約前にきちんと示しておく必要があるのです。

見積書はなるべく早く提出する

見積書の提出は、できるだけ早い方が良いです。

発注者としても、少しでも早い段階で見積もりがチェック出来た方が、検討にかける時間も増やせます。

結果的に発注タイミングを早めることもできるため、総合的に見てお互いにタイムロスを減らしやすいでしょう。

また、見積書の提出が迅速であることは、信頼度アップにも繋がることがあります。

やり取りがスムーズにできるとみなされるため、今後の案件獲得のしやすさに発展する可能性もあるのです。

もちろん、クライアント(発注者)が見積もり書の提出期限を切っている場合は、必ず期限を守って発行するようにしてください。

まとめ

今回の記事では、見積書の重要度と作成方法について解説しました。

見積書を発行することによって、納品や支払いにおけるトラブルを予防しやすくなります。

発注者の信頼度アップにも繋がるため、今後の案件獲得にも繋がるでしょう。

メリットを得るためには、精度の高い見積書を作成する必要があります。

記載すべき項目をきちんと盛り込んで、なるべく早く見積書を発行するようにしてください。

見積書テンプレートの配布サービスもたくさんあります。

1から自分で作るより、規定項目の入力をするだけで見積書が発行できるので、時間や手間を節約したい人は是非活用してみてください。

こーへい
納品や支払いトラブルを避けるためにも見積書の書き方はしっかりと覚えておきましょう。