- フリーランスが領収書を管理・保管する理由
- 領収書管理テクニック【デジタル型】
- 領収書管理テクニック【アナログ型】
フリーランス・複業・パラレルキャリア専門メディア「パラレルワーカーズ」を運営している「こーへい（@kohei_x_jp）」です。
会社員とフリーランスの現役パラレルワーカーの視点で、役立つ情報を分かりやすくご紹介します！
フリーランスは、確定申告時に必要経費を計上するために、
- 領収書
- レシート
- 請求書
などの書類が必要不可欠です！
さらに、これらの書類は、確定申告時だけでなく、その後も一定期間の保存が義務付けられています。
一方で、領収書やレシートは、「書類が小さい」、「数が多い」など、整理や管理が面倒ですよね？
とはいえ、面倒だからと放っておくと、確定申告前は、まさに地獄の忙しさになってしまいます・・・
そこで今回は、フリーランスの領収書やレシートの管理方法や業務効率化のテクニックについて、詳しく説明します。
フリーランスが領収書を管理・保管する理由は？
フリーランスにとって領収書とは、何のために、どのような役割があるのでしょうか？
まずは、領収書の目的や役割について解説します。
フリーランスにとっての領収書の役割
フリーランスにとって領収書は、
- 物品やサービスの「提供を受けた証明」と「対価を支払った証明」
- 確定申告時に必要経費として計上するための証明書
という役割を持っているので、必ず受け取って保管しておきましょう！
ちなみに領収書は、料金を支払ったことの証明なので、二重請求の防止にも役立ちます。
確定申告や税務調査
領収書は、青色申告に必要な帳簿の作成に必要です。
また、税務調査の際に経費や取引内容を証明するために、領収書は必要なので、処分してはいけません。
具体的には、
- 青色申告：7年間の保管
- 白色申告：5年間の保管
が義務付けられています！
この記事でわかること 領収書を保管する理由 領収書に宛名が必要な理由 宛名なしの領収書のリスク 領収書の記載事項フリーランス・複業・パラレルキャリア専門メディア「パラレルワーカーズ」を[…]
領収書管理テクニック【デジタル型】
2017年「電子帳簿保存法」の改正により、スマホのカメラ機能などで撮影したデジタルデータで領収書やレシートの管理ができるようになりました。
領収書の保管場所を用意する必要もなくなるので、かなりおすすめです！
ただ、データで管理するためには、手続きや条件があります。
領収書のデータ管理の申請・条件
領収書のデジタルデータでの管理には、
- 3ヶ月前までに税務署に事前申請
- カメラの解像度は500万画素以上
- 3日以内に署名＋タイムスタンプが必要
という、申請や条件があるので、注意しましょう。
ちなみに、カメラの解像度が500万画素以上と指定されていますが、 現行のスマートフォンであれば、ほとんど1,000万画素以上なので、基本的にスマホの撮影で問題ありません。
一方で、「タイムスタンプ」って何のことか気になりますよね？
タイムスタンプとは、電子書類が、
- ある時刻に存在していたこと
- ある時刻以降に変更を受けていないこと
を証明することで、電子書類の信頼性を担保できるようになります。郵便物の消印をイメージしていただければ分かりやすいと思います。
ただ、このタイムスタンプシステムの利用には料金がかかります。
なので、おすすめは、タイムスタンプ機能を有したクラウド会計ソフトです。
【参考】国税庁「国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請」
フリーランスの領収書の管理におすすめの会計ソフト
フリーランスが領収書やレシートなどの書類をデジタルで管理するためには、タイムスタンプ機能を持っているクラウド会計ソフトがおすすめです。
具体的には、
の2つが特におすすめです！
クラウド会計ソフトについては、比較記事もあるので、気になる人はぜひチェックしてください！
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領収書管理テクニック【アナログ型】
領収書のデジタル管理は、費用もかかるのでアナログで管理したい人もいると思うので、アナログでの管理方法についてもご紹介します。
- 封筒にまとめる
- ノートに貼り付ける
- ファイリングする
それでは、詳しく説明します！
封筒にまとめる
領収書やレシートを封筒に入れてまとめる、という最も手軽な方法で、まさにアナログ管理です。
月別や費目別など別けて管理することで確定申告の際の帳簿をつけやすくなります。
ノートに貼り付ける
専用ノートで領収書やレシートを管理する方法です。
封筒にまとめる方法は、出し入れが面倒だったり、一覧性がないため、ノートで管理することもおすすめです。
ただ、貼り付ける手間もかかるので、領収書やレシートの量や作業の手間を考えて選択してください。
ファイリングする
クリアファイルや領収書専用のファイリンググッズでまとめる方法です。
一覧性もあり紛失のリスクも軽減できるので、きっちり管理したい人におすすめです。
まとめ
今回の記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
それではまた！！！